Ας περιγράψουμε μια τυπική Τρίτη πρωί σε πολλές εταιρείες:
Ένα σημαντικό έγγραφο (μια σύμβαση, μια έγκριση άδειας, μια εντολή αγοράς) ξεκινάει το ταξίδι του. Τυπώνεται στο λογιστήριο. Κάποιος το παίρνει φυσικά και το πηγαίνει στον Διευθυντή Α για υπογραφή. Ο Διευθυντής Α λείπει σε meeting. Το χαρτί μένει στο γραφείο του.
Δύο ώρες μετά, υπογράφεται. Τώρα πρέπει να πάει στον Διευθυντή Β. Αφού υπογραφεί κι εκεί, κάποιος πρέπει να το σκανάρει, να το στείλει με email στον πελάτη, να περιμένει να το τυπώσει ο πελάτης, να το υπογράψει, να το ξανα-σκανάρει και να το στείλει πίσω.
Αποτέλεσμα; Μια διαδικασία που θα έπρεπε να πάρει 10 λεπτά, πήρε 3 ημέρες. Και στο ενδιάμεσο, τρεις ικανοί υπάλληλοι ξόδεψαν χρόνο κάνοντας τους… κλητήρες.
Αυτό δεν είναι παραγωγικότητα. Είναι η «χαρτούρα» που στραγγίζει την ενέργεια της επιχείρησής σας.
Το τρίπτυχο της απελευθέρωσης: Ψηφιοποίηση, Αυτοματοποίηση, Υπογραφή
Στη Saikō, βλέπουμε καθημερινά επιχειρήσεις να ασφυκτιούν κάτω από βουνά ντοσιέ. Η λύση δεν είναι απλά να αγοράσετε γρηγορότερα σκάνερ. Η λύση είναι να αλλάξετε τον τρόπο που κινείται η πληροφορία, επενδύοντας σε μια tailor-made ανάπτυξη λογισμικού σχεδιασμένη αποκλειστικά για τις δικές σας λειτουργικές ανάγκες.
Ας δούμε πώς γίνεται αυτό στην πράξη:
1. Ψηφιοποίηση (Όχι απλά ένα PDF)
Το να σκανάρετε ένα χαρτί και να το κάνετε PDF είναι το πρώτο βήμα, αλλά δεν αρκεί. Ένα απλό PDF είναι μια «νεκρή» εικόνα. Η πραγματική ψηφιοποίηση σημαίνει ότι το σύστημα «διαβάζει» το έγγραφο, αξιοποιώντας προηγμένες λύσεις τεχνητής νοημοσύνης και machine learning. Ξέρει ποιος είναι ο πελάτης, ποιο είναι το ποσό, ποια είναι η ημερομηνία. Έτσι, αντί να ψάχνετε σε φακελάκια, πληκτρολογείτε το όνομα του πελάτη και βρίσκετε τα πάντα σε δευτερόλεπτα.
2. Αυτοματοποίηση Ροών Εργασίας (Workflows)
Εδώ συμβαίνει η μαγεία. Θυμάστε το έγγραφο που ταξίδευε από γραφείο σε γραφείο; Με τις τεχνολογίες έξυπνης αυτοματοποίησης και ενοποίησης συστημάτων API, το έγγραφο ταξιδεύει μόνο του, ψηφιακά.
- Παράδειγμα: Ένας υπάλληλος ζητάει άδεια μέσα από ασφαλείς custom web εφαρμογές και πλατφόρμες της εταιρείας. Το σύστημα ενημερώνει αυτόματα τον προϊστάμενό του. Ο προϊστάμενος πατάει «Έγκριση» από το δικό του κινητό. Το σύστημα ενημερώνει αυτόματα το HR και το ημερολόγιο της εταιρείας. Μηδέν χαρτί. Μηδέν χαμένος χρόνος.
3. Ψηφιακές Υπογραφές (Το τέλος του “τύπωσε-υπέγραψε-σκάναρε”)
Αυτός είναι ο μεγαλύτερος “δολοφόνος” της γραφειοκρατίας. Με τις σύγχρονες, νομικά αναγνωρισμένες ψηφιακές υπογραφές και την επαγγελματική ανάπτυξη εφαρμογών για κινητά (mobile apps) και desktop, μπορείτε να εγκρίνετε και να υπογράφετε συμβάσεις από το tablet ή το smartphone σας, όπου κι αν βρίσκεστε, μέσα σε δευτερόλεπτα. Δεν χρειάζεται πια να περιμένετε τον διευθύνοντα σύμβουλο να γυρίσει από ταξίδι για να προχωρήσει μια δουλειά.
Η προσέγγιση της Saikō
Δεν είμαστε εδώ για να σας πουλήσουμε απλώς ένα λογισμικό διαχείρισης εγγράφων. Είμαστε εδώ για να μελετήσουμε πώς δουλεύετε σήμερα, να εντοπίσουμε τα σημεία που η «χαρτούρα» σάς κόβει ταχύτητα και να σχεδιάσουμε τις ψηφιακές ροές που θα σας λύσουν τα χέρια.
Η τεχνολογία υπάρχει για να δουλεύει αυτή για εσάς, όχι εσείς γι’ αυτήν. Ας αφήσουμε το χαρτί στο παρελθόν, εκεί που ανήκει.
