3 Υπάλληλοι για δουλειά «ενός κουμπιού»: Πώς η αυτοματοποίηση σώζει μισθούς και νεύρα.

Ας είμαστε ειλικρινείς. Πόσες φορές έχετε μπει στο γραφείο σας και έχετε δει έξυπνους, ικανούς ανθρώπους να κάνουν δουλειά… φωτοτυπικού μηχανήματος;

Το σενάριο είναι κλασικό και συμβαίνει σε χιλιάδες ελληνικές επιχειρήσεις αυτή τη στιγμή:

Έρχεται μια παραγγελία με email. Ο υπάλληλος Α την τυπώνει. Την πηγαίνει στον υπάλληλο Β, ο οποίος ανοίγει το ERP ή τις custom web εφαρμογές και πλατφόρμες της εταιρείας και πληκτρολογεί τα στοιχεία από το χαρτί. Ο υπάλληλος Β τηλεφωνεί στον υπάλληλο Γ στην αποθήκη για να επιβεβαιώσει το απόθεμα. Ο υπάλληλος Γ, στερούμενος μιας εφαρμογής για κινητά (mobile app) ή desktop για γρήγορη καταχώριση στο πεδίο, σημειώνει σε ένα Excel τι έστειλε και στέλνει email πίσω στον Α για να ενημερώσει τον πελάτη.

Το αποτέλεσμα; Τρεις άνθρωποι απασχολημένοι για μισή ώρα, για μια διαδικασία που στην πραγματικότητα είναι απλώς μεταφορά δεδομένων από το σημείο Χ στο σημείο Ψ.

Το κρυφό κόστος της «χαρτούρας»

Όταν οι άνθρωποι λειτουργούν ως «ανθρώπινα routers» πληροφορίας, το κόστος για την επιχείρηση είναι διπλό:

1. Οικονομικό Κόστος (Μισθοί): Πληρώνετε ανθρώπινο δυναμικό όχι για να σκέφτεται, να πουλάει ή να δημιουργεί, αλλά για να κάνει copy-paste. Είναι η πιο ακριβή μέθοδος μεταφοράς δεδομένων που υπάρχει.
2. Ψυχολογικό Κόστος (Νεύρα): Κανείς δεν ονειρεύεται να κάνει αυτή τη δουλειά. Η επαναλαμβανόμενη, μηχανική εργασία φέρνει βαρεμάρα, η βαρεμάρα φέρνει λάθη (κάποιο νούμερο θα πληκτρολογηθεί λάθος, είναι μαθηματικά βέβαιο) και τα λάθη φέρνουν ένταση, τρέξιμο και δυσαρεστημένους πελάτες.

Η λύση δεν είναι να τρέχετε πιο γρήγορα. Είναι να σταματήσετε να τρέχετε άσκοπα.

Εδώ ακριβώς έρχεται η σωτήρια παρέμβαση της έξυπνης αυτοματοποίησης και ενοποίησης συστημάτων API (Business Process Automation).

Στο παραπάνω παράδειγμα, μια tailor-made ανάπτυξη λογισμικού θα μπορούσε να αναλάβει τον ρόλο του μαέστρου και να κάνει το εξής:

Να «διαβάζει» και να κατανοεί το εισερχόμενο email της παραγγελίας αξιοποιώντας λύσεις τεχνητής νοημοσύνης και machine learning για να εξάγει την πληροφορία, να καταχωρεί τα δεδομένα απευθείας στο ERP, να ελέγχει αυτόματα το απόθεμα και να στέλνει την επιβεβαίωση στον πελάτη.

Χρόνος εκτέλεσης; Δευτερόλεπτα. Ανθρώπινη παρέμβαση; Μηδενική.

Αυτό είναι το «ένα κουμπί».

Επενδύστε στους ανθρώπους σας, όχι στη γραφειοκρατία

Η αυτοματοποίηση δεν έρχεται για να διώξει εργαζόμενους. Έρχεται για να τους απελευθερώσει.

Φανταστείτε τι θα μπορούσαν να κάνουν αυτοί οι τρεις υπάλληλοι αν κέρδιζαν 2-3 ώρες κάθε μέρα από την αγγαρεία της καταχώρησης. Θα μπορούσαν να μιλήσουν με περισσότερους πελάτες, να βελτιώσουν την εξυπηρέτηση, να σκεφτούν τρόπους ανάπτυξης.

Στη Saikō, δεν φτιάχνουμε απλώς λογισμικό. Εντοπίζουμε τα σημεία που η επιχείρησή σας «αιμορραγεί» χρόνο και χρήμα σε μηχανικές διαδικασίες και χτίζουμε τις ψηφιακές γέφυρες που τις αυτοματοποιούν.

Είναι καιρός να σταματήσετε να πληρώνετε ακριβά για δουλειές που ένα σωστό σύστημα μπορεί να κάνει σχεδόν δωρεάν.